أتمتة طلبات الأسعار تحقق وفورات كبيرة في عمليات الشحن العالمية
Sarah Williams
عندما واجه مقدم رائد لخدمات اللوجستيات وذراعه الشرائية عملية طلب أسعار مكثفة من حيث العمالة، أدركوا أن عنق الزجاجة لم يكن في حجم الشحن بل في طريقة انتقال المعلومات عبر النظام. لقد أصبح جمع البيانات اللازمة لطلب سعر جديد، وتحميلها في أداة مناقصات خارجية، ثم تجميع الأسعار التعاقدية النهائية عبر جميع الوسائل، مهمة يدوية ومستهلكة للوقت. وتفاقم التحدي بسبب الحاجة إلى تجديد العقود بانتظام، وبسبب الاكتشاف المتكرر بأن الشحنات غير المتعاقد عليها كانت تكلف أكثر بكثير من نظيراتها المتعاقد عليها.
وظهر الحل من مختبر ابتكار متعدد الوظائف جمع بين خبرة التوريد والتحليلات المتقدمة. قاموا ببناء منصة أتمتة طلب الأسعار (RRA) التي سهلت سير العمل بأكمله، بدءًا من بدء المناقصة وحتى تفعيل العقد. قدم النظام الجديد واجهة واحدة شبه مؤتمتة حيث يمكن لمديري السلع الموافقة على العروض أو رفضها، بينما يستخدم الموردون النماذج والتوقيعات الإلكترونية لتسريع الانتقال من الاقتراح إلى السعر الفعال. قلل هذا التحول الجهد اليدوي المطلوب لمعالجة العرض وجعل العملية برمتها أكثر شفافية لجميع أصحاب المصلحة.
كما وسع الأتمتة نطاق المناقصات وتكرارها. من خلال فتح المناقصات لمجموعة أوسع من شركات النقل والسماح لعدة موردين بالتنافس على كل خدمة، زادت المنصة من عدد العروض التنافسية وقصرت الوقت اللازم لإنهاء العقود. تعمل دورات "المناقصة الكبرى" (megabid) الخاصة بـ RRA، والتي كانت تستغرق سابقًا أشهرًا من الإعداد اليدوي، الآن تلقائيًا باستخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. تتيح هذه القدرة للمؤسسة تحديث عقود الشحن عدة مرات في السنة، مما يضمن بقاء الأسعار تنافسية ومتوافقة مع ظروف السوق الحالية.
بالإضافة إلى تبسيط عملية تقديم العروض، تحدد المنصة الشحنات غير المتعاقد عليها بشكل استباقي. تقوم تحليلات مدفوعة بالذكاء الاصطناعي بتحديد هذه الفرص وتوليد طلبات أسعار جديدة تلقائيًا، والتي يمكن لمديري السلع الموافقة عليها بأقل قدر من التدخل. يحول هذا النهج الاستباقي الإنفاق المتقطع إلى عقود تفاوضية وفعالة من حيث التكلفة.
استكشف المزيد من المقالات
يتم تعزيز التدقيق والامتثال أيضًا من خلال وكلاء التدقيق الافتراضيين المُمكَّنين بالذكاء الاصطناعي. من خلال ربط نظام RRA بأدوات تحليل الإنفاق، يتحقق النظام من امتثال الناقل، ويقارن الإنفاق الفعلي بالمعدلات المتعاقد عليها، ويشير إلى أي اختلافات. يضمن هذا الإشراف في الوقت الفعلي تلبية التوقعات التعاقدية ومعالجة أي انحرافات بسرعة.
تأثير هذه الابتكارات قابل للقياس. أفادت المنظمة بتوفير 20 مليون دولار على المعدلات المتعاقد عليها و 4 ملايين دولار على المعدلات غير المتعاقد عليها، و انخفاض بأكثر من 50٪ في وقت الدورة للمناقصات المعقدة، و تسريع بعشرة أضعاف في التفاوض على معدلات العقود الجديدة. علاوة على ذلك، تم تبسيط دور مديري السلع من عشرة أفراد إلى فردين فقط، مما حرر المواهب للتركيز على المبادرات الاستراتيجية بدلاً من إدارة العطاءات الروتينية.
تمتد الفوائد إلى ما هو أبعد من العمليات الداخلية. يتلقى الناقلون بطاقات الأسعار في وقت أبكر ويمكنهم تقديم عروض أكثر تنافسية، مما يخلق سيناريو مربحًا للطرفين يفيد كلًا من المزود وشركائه. تمنح شفافية المنصة المديرين رؤية "برج المراقبة" للشحنات، مما يمكّنهم من اكتشاف المسارات غير المثلى وبدء تحسين الأسعار أو تغيير الناقل قبل أن تتصاعد التكاليف.
بالنسبة لقادة سلسلة الإمداد، الدرس واضح: أتمتة عملية طلب الأسعار باستخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والتحليلات لا يقتصر على خفض النفقات فحسب، بل يفتح أيضًا المرونة الاستراتيجية. من خلال تقليل الجهد اليدوي، وتسريع دورات العطاءات، وتضمين التدقيق المستمر، يمكن للمؤسسات الحفاظ على شبكة شحن مرنة وسريعة الاستجابة تتكيف بسرعة مع ديناميكيات السوق مع الحفاظ على التكاليف تحت السيطرة.
جاري تحميل التعليقات...