Tự động hóa Yêu cầu Giá giúp Tiết kiệm Lớn trong Hoạt động Vận tải Toàn cầu

Khi một nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu và bộ phận mua sắm của họ đối mặt với quy trình yêu cầu giá cước tốn nhiều nhân lực, họ nhận ra rằng nút thắt cổ chai không phải là khối lượng hàng hóa mà là cách thông tin di chuyển qua hệ thống. Việc thu thập dữ liệu cần thiết cho một yêu cầu giá mới, tải nó lên công cụ đấu thầu bên ngoài, và sau đó tổng hợp các mức giá hợp đồng cuối cùng trên tất cả các phương thức vận chuyển đã trở thành một công việc thủ công, tốn thời gian. Thách thức này càng trở nên trầm trọng hơn do nhu cầu phải gia hạn hợp đồng thường xuyên và việc liên tục phát hiện ra rằng các lô hàng không có hợp đồng đang tốn kém hơn nhiều so với các lô hàng có hợp đồng.

Giải pháp xuất hiện từ một phòng thí nghiệm đổi mới đa chức năng, kết hợp chuyên môn về tìm nguồn cung ứng với phân tích nâng cao. Họ đã xây dựng nền tảng Tự động hóa Yêu cầu Giá (RRA) giúp hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc, từ việc khởi tạo đấu thầu đến kích hoạt hợp đồng. Hệ thống mới đã giới thiệu một giao diện bán tự động duy nhất, nơi các quản lý hàng hóa có thể phê duyệt hoặc từ chối các hồ sơ dự thầu, trong khi các nhà cung cấp sử dụng các biểu mẫu và chữ ký điện tử để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi từ đề xuất sang mức giá đang hoạt động. Sự thay đổi này đã giảm nỗ lực thủ công cần thiết để xử lý một hồ sơ dự thầu và làm cho toàn bộ quy trình trở nên minh bạch hơn đối với tất cả các bên liên quan.

Tự động hóa cũng mở rộng phạm vi và tần suất đấu thầu. Bằng cách mở các hồ sơ dự thầu cho một tập hợp các nhà vận chuyển rộng hơn và cho phép nhiều nhà cung cấp cạnh tranh cho mỗi dịch vụ, nền tảng này đã tăng số lượng hồ sơ dự thầu cạnh tranh và rút ngắn thời gian hoàn tất hợp đồng. Các chu kỳ "megabid" của RRA, trước đây mất hàng tháng để chuẩn bị thủ công, giờ đây chạy tự động bằng trí tuệ nhân tạo và học máy. Khả năng này cho phép tổ chức làm mới các hợp đồng vận chuyển nhiều lần trong một năm, đảm bảo rằng giá cả luôn cạnh tranh và phù hợp với điều kiện thị trường hiện tại.

Ngoài việc hợp lý hóa quy trình đấu thầu, nền tảng còn chủ động xác định các lô hàng không có hợp đồng. Các phân tích do AI điều khiển sẽ gắn cờ các cơ hội này và tự động tạo các yêu cầu giá mới, mà các quản lý hàng hóa có thể phê duyệt với sự can thiệp tối thiểu. Cách tiếp cận chủ động này biến chi tiêu ngẫu nhiên thành các hợp đồng được đàm phán, tiết kiệm chi phí.