Activity-Based Management
Quản lý dựa trên Hoạt động (ABM) là một kỹ thuật quản lý và ra quyết định tập trung vào việc xác định, phân tích và cải thiện các hoạt động trong một tổ chức nhằm thúc đẩy hiệu quả và giảm chi phí. Không giống như các phương pháp kế toán chi phí truyền thống có thể gộp chung chi phí chung một cách rộng rãi, ABM truy vết chi phí đến các hoạt động cụ thể tiêu thụ tài nguyên trong chuỗi cung ứng hoặc quy trình vận hành. Đối với các ngành như vận tải hàng hóa, kho bãi và môi giới hải quan, nơi sự biến động của quy trình và việc sử dụng tài nguyên là những yếu tố thúc đẩy chi phí khổng lồ, ABM cung cấp cái nhìn sâu sắc chi tiết về lý do chi phí lại như vậy. Nó chuyển trọng tâm từ việc chỉ theo dõi chi phí sang chủ động quản lý hiệu suất của các hoạt động cơ bản tạo ra những chi phí đó, cho dù các hoạt động đó liên quan đến xử lý đơn hàng, tài liệu thông quan hay lịch trình vận chuyển đường dài.
Việc triển khai ABM đòi hỏi phải chia nhỏ toàn bộ hệ sinh thái vận hành thành các hoạt động rời rạc, có thể quản lý được. Các hoạt động này tạo thành các khối xây dựng của toàn bộ chức năng chuỗi cung ứng.
Giai đoạn ban đầu này liên quan đến việc lập bản đồ mọi luồng quy trình. Đối với một nhà cung cấp dịch vụ logistics, điều này có thể bao gồm việc xác định các hoạt động như 'Xem xét Tài liệu Tuân thủ Nhập khẩu,' 'Đàm phán Giá cước với Hãng vận tải,' hoặc 'Lấy hàng/Sắp xếp tại Kho.' Mỗi hoạt động được xác định đều tiêu thụ các tài nguyên cụ thể, chẳng hạn như giờ lao động, sức mạnh xử lý hệ thống hoặc thiết bị chuyên dụng.
Sau khi các hoạt động được xác định, bước tiếp theo là theo dõi tài nguyên nào mà mỗi hoạt động sử dụng. Điều này có nghĩa là theo dõi chính xác số giờ một môi giới hải quan dành để xem xét một bộ khai báo vật liệu nguy hiểm cụ thể so với hóa đơn thương mại tiêu chuẩn. Việc theo dõi chi tiết ngăn chặn việc che giấu sự kém hiệu quả.
Cuối cùng, các chi phí (lao động, tiện ích, giấy phép phần mềm, v.v.) liên quan đến các tài nguyên đó được gán trực tiếp cho các hoạt động cụ thể. Điều này cho phép ban quản lý thấy được yếu tố thúc đẩy chi phí thực sự—đó là sự phức tạp của tuyến đường vận tải, hay là sự kém hiệu quả của quy trình xử lý tại nhà kho?
Trong hệ sinh thái phức tạp của thương mại toàn cầu hiện đại, việc quản lý chi phí mù quáng dẫn đến việc phục vụ quá mức các yêu cầu giá trị thấp hoặc phân bổ nguồn lực không đủ cho các lộ trình quan trọng. ABM rất quan trọng vì nó liên kết trực tiếp các quyết định vận hành với kết quả tài chính.
Ví dụ, khi áp dụng cho hải quan và tuân thủ, ABM tiết lộ tác động chi phí thực sự của việc chọn một nhà nhập khẩu có rủi ro cao so với nhà nhập khẩu có rủi ro thấp. Nếu hoạt động 'Quản lý các Yêu cầu Hoàn thuế Phức tạp' được xác định là tốn kém do sự phức tạp về tài liệu, ban quản lý sau đó có thể chủ động đầu tư vào tự động hóa chuyên dụng hoặc nhân sự chuyên trách, ngăn chặn sự chậm trễ và phạt tốn kém ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và dòng tiền. Đối với vận tải và kho bãi, nó cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng đội xe bằng cách hiểu loại di chuyển nào (ví dụ: LTL so với FCL) tiêu tốn thời gian hành chính không tương xứng.
Quy trình thường tuân theo một mô hình tuần hoàn: Xác định $\rightarrow$ Truy vết $\rightarrow$ Phân tích $\rightarrow$ Cải thiện. Một chu kỳ điển hình có thể bắt đầu khi một khách hàng mới được tiếp nhận yêu cầu xử lý phân loại thuế quan cụ thể, phức tạp. Khung ABM truy vết hoạt động ('Nghiên cứu Phân loại Thuế quan') thông qua các đầu vào cần thiết (dữ liệu Biểu thuế hài hòa, bảng kê khai của khách hàng) đến các tài nguyên tiêu thụ (thời gian của Cán bộ Tuân thủ Cấp cao, truy cập cơ sở dữ liệu). Chi phí phát sinh sau đó được quy cho giao dịch cụ thể đó. Bằng cách liên tục đo lường điều này, tổ chức có thể xây dựng các mô hình định giá động phản ánh chính xác khối lượng hoạt động thực tế của từng dịch vụ được cung cấp, chuyển từ các bảng giá chung sang các hợp đồng minh bạch, dựa trên hoạt động.
Mặc dù mạnh mẽ, việc triển khai ABM không hề đơn giản. Thách thức chính nằm ở tính trung thực của dữ liệu. Nếu các định nghĩa hoạt động ban đầu quá rộng ('Quản trị Chung'), dữ liệu chi phí kết quả sẽ bị tổng hợp một cách vô ích. Một chế độ thất bại phổ biến khác là sự trì trệ của tổ chức—sự miễn cưỡng của nhân viên tuyến đầu trong việc áp dụng các phương pháp theo dõi nghiêm ngặt được yêu cầu. Hơn nữa, việc xác định chính xác mối liên hệ nhân quả giữa một hoạt động cụ thể và một chi phí trong các quy trình phức tạp, phụ thuộc lẫn nhau (như việc nhập khẩu hải quan giao tiếp với việc đặt chỗ của hãng vận tải) có thể gặp khó khăn về mặt công nghệ và thực tế.
Các tổ chức phải liên tục cân bằng nhu cầu về độ chi tiết dữ liệu vi mô với chi phí vận hành cần thiết để thu thập nó. Việc theo dõi quá mức có thể làm chậm chính các quy trình mà nó nhằm mục đích đo lường.
Để xây dựng một khung vững chắc, các tổ chức tuân thủ UNISCO nên áp dụng chiến lược triển khai theo giai đoạn. Đầu tiên, giới hạn phạm vi thử nghiệm ABM vào một lĩnh vực có tác động cao và chi phí cao (ví dụ: Tuân thủ Nhập khẩu Hoa Kỳ). Thứ hai, thành lập các nhóm đa chức năng bao gồm Tài chính, Vận hành và CNTT để lập bản đồ quy trình từ đầu đến cuối. Thứ ba, chọn công nghệ phù hợp—thường là các bộ ERP/WMS/TMS tích hợp—để tự động hóa việc thu thập dữ liệu, thay vì dựa vào các bảng ghi chép thủ công. Cuối cùng, thiết lập một nhịp độ quản trị để xem xét các báo cáo chi phí hoạt động hàng quý, đảm bảo chúng thúc đẩy những thay đổi có thể hành động, chứ không chỉ là báo cáo nhìn vào gương chiếu hậu.
Công nghệ chuỗi cung ứng hiện đại là xương sống của ABM. Các Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) tiên tiến theo dõi thời gian cho mỗi lần di chuyển thùng hoặc nhiệm vụ lấy hàng. Các Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) ghi lại chính xác thời gian dành cho việc định tuyến, giao tiếp với hãng vận tải và xử lý ngoại lệ cho mọi lô hàng. Việc tích hợp các hệ thống này với phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) cho phép tự động phân bổ chi phí chung (như phí sử dụng hệ thống CNTT) cho hoạt động vận hành tương ứng. Các công cụ phân tích dự đoán, tận dụng dữ liệu ABM, sau đó có thể dự báo nơi các đợt tăng chi phí trong tương lai có khả năng xảy ra dựa trên khối lượng và độ phức tạp dự kiến.
Các Chỉ số Hiệu suất Chính chuyển từ các chỉ số dựa trên khối lượng sang các chỉ số dựa trên hiệu quả:
Đo lường tài nguyên (thời gian/chi phí) được sử dụng trên mỗi đơn vị đầu ra cho một hoạt động cụ thể. (Ví dụ: Chi phí trên mỗi Tờ khai Container được Xử lý).
Đo lường tần suất thời gian thực tế dành cho một hoạt động sai lệch so với thời gian tiêu chuẩn, mục tiêu được xác định trong mô hình. Độ lệch cao cho thấy sự ổn định quy trình kém hoặc sự phức tạp không lường trước được.
Phân tích mối quan hệ giữa khối lượng hoạt động và tổng chi phí hoạt động để xác định các điểm nghẽn ẩn nơi những cải tiến quy trình nhỏ mang lại lợi ích tài chính lớn.
Để hiểu đầy đủ cách tính toán
Nhận báo giá ngay hôm nay và để UNIS xử lý hàng hóa của bạn với dịch vụ an toàn, bảo mật và đúng hạn.
