Vận đơn (BOL) và Vận đơn đường biển (Sea Waybill) đều là các chứng từ vận tải đường biển, nhưng chúng không mang lại mức độ kiểm soát như nhau cho người gửi hàng, người nhận hàng, ngân hàng, hãng vận chuyển, nhà môi giới hay đội ngũ kho bãi. Vận đơn thường được sử dụng như một biên lai, bằng chứng về hợp đồng vận chuyển và, khi có thể chuyển nhượng, là tài liệu hỗ trợ kiểm soát hoặc chuyển quyền đối với hàng hóa. Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải đơn giản, không thể chuyển nhượng, thường hỗ trợ việc giao hàng nhanh hơn cho người nhận hàng được chỉ định mà không yêu cầu xuất trình chứng từ gốc.
Sự khác biệt này rất quan trọng vì tài liệu được chọn ở khâu đầu vào sẽ ảnh hưởng đến việc giao hàng tại điểm đến, tài chính thương mại, bằng chứng tranh chấp, dữ liệu hải quan, rủi ro lưu container (demurrage) và dịch vụ khách hàng. Mục 1-201 của UCC định nghĩa vận đơn là tài liệu chứng minh việc nhận hàng để vận chuyển, và nó coi vận đơn là một phần của danh mục rộng hơn các chứng từ sở hữu khi tài liệu và giao dịch đáp ứng các yêu cầu liên quan. Mục 30703 của Bộ luật Hoa Kỳ cũng yêu cầu hãng vận chuyển, theo yêu cầu của người gửi hàng, phải phát hành vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển ghi rõ các dấu hiệu nhận dạng, số lượng hoặc trọng lượng kiện hàng và tình trạng bên ngoài của hàng hóa.
Đối với các nhà khai thác logistics, câu hỏi không phải là tài liệu nào tốt hơn một cách phổ quát. Câu hỏi là liệu lô hàng có cần khả năng chuyển nhượng, sự kiểm soát của ngân hàng hay hỗ trợ chuyển quyền sở hữu hay không, hay nó chỉ cần việc giao hàng suôn sẻ giữa các bên đáng tin cậy. Quyết định đó nên được đưa ra trước khi đặt chỗ, bởi vì việc thay đổi tài liệu sau khi hàng đã khởi hành có thể phát sinh phí của hãng vận chuyển, chậm trễ sửa đổi, ma sát thanh toán và rủi ro giao hàng.
| Khu vực | Vận đơn (BOL) | Vận đơn đường biển (Sea Waybill) | | :--- | :--- | :--- | | Mục đích chính | Chứng từ vận chuyển chính thức để nhận hàng, điều khoản vận chuyển và trong nhiều trường hợp là kiểm soát quyền sở hữu | Chứng từ vận tải không thể chuyển nhượng để giao hàng trực tiếp cho người nhận hàng được chỉ định | | Khả năng chuyển nhượng | Có thể chuyển nhượng hoặc không chuyển nhượng, tùy thuộc vào cách phát hành | Không thể chuyển nhượng | | Giao hàng hàng hóa | Vận đơn gốc có thể chuyển nhượng thường phải được nộp hoặc giải phóng thông qua quy trình được hãng vận chuyển phê duyệt | Không cần nộp chứng từ sở hữu gốc để giải phóng | | Phù hợp nhất | Các mối quan hệ thương mại mới, thu hộ bằng chứng từ, thư tín dụng, bán lại trong quá trình vận chuyển hoặc nhu cầu kiểm soát quyền sở hữu | Các lô hàng lặp lại, các bên liên quan, hàng đã thanh toán, hoặc các mối quan hệ người nhận hàng đáng tin cậy | | Rủi ro vận hành chính | Mất bản gốc, tài liệu đến muộn, lỗi ký hậu, sai sót của ngân hàng và chậm trễ giải phóng | Giải phóng hàng hóa quá dễ dàng khi thanh toán, quyền sở hữu hoặc kiểm soát của người nhận hàng chưa được giải quyết | | Tác động hệ thống | Yêu cầu kiểm soát tài liệu chặt chẽ trên TMS, cổng thông tin của nhà giao nhận, ngân hàng, nhà môi giới và quy trình giải phóng của hãng vận chuyển | Yêu cầu dữ liệu người nhận hàng, bên thông báo và giải phóng chính xác vì người nhận hàng được chỉ định quyết định việc giao hàng |
Sự khác biệt cốt lõi là sự kiểm soát. Vận đơn có thể hỗ trợ quyền sở hữu và khả năng chuyển nhượng, trong khi Vận đơn đường biển thì không. DCSA mô tả Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải thay thế chứng minh hợp đồng vận chuyển và việc nhận hàng, nhưng nó không phải là chứng từ sở hữu, không thể chuyển nhượng và không thể được sử dụng để chuyển quyền sở hữu. Maersk đưa ra sự phân biệt hoạt động tương tự: Vận đơn có chức năng hợp đồng, biên lai và chứng từ sở hữu, trong khi Vận đơn đường biển là bằng chứng về hợp đồng và biên lai nhưng không chuyển quyền sở hữu hoặc yêu cầu xuất trình bản gốc.
Sự khác biệt đó thay đổi hành vi trong suốt vòng đời lô hàng. Với một Vận đơn có thể chuyển nhượng, hãng vận chuyển không được phép giao hàng chỉ vì ai đó yêu cầu. Quy trình giải phóng được gắn liền với tài liệu gốc hoặc quy trình giải phóng điện tử hoặc telex được phê duyệt. Với Vận đơn đường biển, hãng vận chuyển có thể giao hàng cho người nhận hàng được chỉ định sau khi đáp ứng các yêu cầu về danh tính và của hãng vận chuyển, vì không có chứng từ sở hữu có thể chuyển nhượng nào cần phải nộp.
Trong quản lý vận tải thực tế, BOL ưu tiên sự kiểm soát và bằng chứng. Vận đơn đường biển ưu tiên tốc độ và sự đơn giản về hành chính. Nếu người bán cần giữ đòn bẩy cho đến khi thanh toán, ngân hàng yêu cầu một chứng từ vận tải theo thư tín dụng, hoặc hàng hóa có thể được bán khi đang trên biển, cấu trúc BOL thường là điểm khởi đầu an toàn hơn. Nếu người bán và người mua đã tin tưởng lẫn nhau và lô hàng nên được luân chuyển trực tiếp qua khâu xử lý tại điểm đến, Vận đơn đường biển có thể loại bỏ ma sát giấy tờ.
Vận đơn được hãng vận chuyển hoặc đại lý của họ phát hành sau khi hàng được nhận để vận chuyển. Bảng thuật ngữ của UNISCO mô tả nó là một tài liệu logistics đóng vai trò là biên lai và hợp đồng giữa người gửi hàng và hãng vận chuyển, ghi lại chi tiết lô hàng và hỗ trợ bằng chứng quyền sở hữu và chuỗi giám sát. Mục 1-201 của UCC định nghĩa vận đơn là bằng chứng về việc nhận hàng để vận chuyển do một người tham gia vận chuyển hoặc giao nhận hàng hóa phát hành, đồng thời định nghĩa chứng từ sở hữu bao gồm vận đơn trong bối cảnh thương mại thích hợp.
Về mặt hoạt động, BOL phải phù hợp với giao dịch thương mại. Một BOL thẳng hoặc không thể chuyển nhượng chỉ định người nhận hàng và thường giới hạn tính linh hoạt trong việc chuyển nhượng. Một BOL theo lệnh hoặc có thể chuyển nhượng có thể được ký hậu, cho phép quyền đối với hàng hóa di chuyển qua ngân hàng, người mua hoặc người nắm giữ khác. Mục 7-104 của UCC phân biệt các chứng từ có thể chuyển nhượng với các chứng từ không thể chuyển nhượng dựa trên việc hàng hóa có thể giao cho người cầm giữ hay theo lệnh của một người được chỉ định.
Đối với vận tải biển quốc tế, BOL cũng đóng vai trò là nguồn dữ liệu lô hàng. Các nhà môi giới hải quan, nhà nhập khẩu, hãng vận chuyển và nhà giao nhận sử dụng số vận đơn, các bên, mô tả, trọng lượng và tham chiếu container để hỗ trợ quy trình khai báo, nhập khẩu, giải phóng và kiểm toán. Tài liệu giải phóng Vận đơn nhà vận tải biển của CBP cho thấy dữ liệu vận đơn nhà vận tải biển có thể được sử dụng cho các hoạt động được ủy quyền như giải phóng nhập khẩu, trong kho ngoại quan và giấy phép chuyển giao. Điều này không có nghĩa là BOL là tài liệu hải quan duy nhất, nhưng nó cho thấy tại sao độ chính xác của tài liệu lại ảnh hưởng đến nhiều hơn là chỉ việc giải phóng của hãng vận chuyển.
BOL mạnh nhất ở nơi mà việc kiểm soát lô hàng là quan